Absolwenci i studenci Politechniki Wrocławskiej i Politechniki Poznańskiej stworzyli aplikację, która pozwoli w szybki sposób zgłaszać i zarządzać awariami. Skorzystać mogą z niej nie tylko zarządcy hoteli i mieszkań, lecz także firmy serwisowe.

Pomysł na opracowanie aplikacji pojawił się półtora roku temu, gdy do firmy informatycznej założonej przez naszych absolwentów zgłosiła się osoba zarządzająca zielenią miejską w Jeleniej Górze. Dotychczas planowanie wszystkich prac remontowo-porządkowych odbywało się tam na zasadzie zgłoszeń telefonicznych, przesyłania dziesiątek e-maili oraz ustnego rozdzielania zadań, co zabierało jednak bardzo dużo czasu.

– Klientowi zależało przede wszystkim na usprawnieniu procedur. Pojechaliśmy na miejsce, żeby zobaczyć, jak to wszystko działa i uznaliśmy, że dobrym rozwiązaniem może być stworzenie odpowiedniej aplikacji. Efektem naszej pracy jest właśnie system „Usterka”, który w Jeleniej Górze jest wykorzystywany m.in. do utrzymania placów zabaw – mówi Mikołaj Ostrowski, absolwent PWr, który w firmie odpowiada za kwestie marketingowe.

Prosto i efektywnie

System składa się z aplikacji mobilnej, którą instalujemy na smartfonie, i panelu administracyjnego, do którego logujemy się przez stronę internetową. Z aplikacji korzystają przede wszystkim pracownicy zgłaszający awarię oraz ekipy remontowe, a z panelu – osoby koordynujące ich działania.

– Przygotowując aplikację postawiliśmy na prostotę użytkowania. Zależało nam na tym, aby dodawanie informacji o usterkach czy awariach i późniejsze zarządzanie zgłoszeniami zabierało jak najmniej czasu – dodaje Mikołaj Ostrowski.

Korzystanie z aplikacji jest rzeczywiście proste. Wystarczy np. zeskanować kod QR , który jest na uszkodzonej rzeczy, dodać krótki opis oraz zdjęcie zepsutego elementu. Po wysłaniu zgłoszenie trafia do systemu i od tego momentu administrator może je przydzielić konkretnej osobie, a następnie na bieżąco monitorować naprawę.

– Dodawanie zdjęcia to znakomita opcja, do której nie mamy dostępu, przekazując zgłoszenie o awarii telefonicznie. Pozwala nam to na doprecyzowanie informacji, co konkretnie się zepsuło i dokładne zaplanowanie naprawy – zaznacza Mikołaj Ostrowski.

Skanowanie kodu QR to tylko jeden ze sposobów zgłaszania awarii, który sprawdza się np. w przestrzeni miejskiej, gdzie tego typu kody są w codziennym użytku. Z kolei w hotelach konieczne jest wcześniejsze opracowanie odpowiedniej bazy elementów wchodzących np. w skład wyposażenia pokoju. Jest ona przygotowywana przez naszych absolwentów we współpracy z klientami, a dodatkowo zaimplementowano także możliwość wykonania zdjęć wzorcowych.

Zebranie wszystkich informacji o potrzebach klientów to właśnie najtrudniejszy i najbardziej czasochłonny element przy opracowywaniu odpowiedniej wersji aplikacji. Od strony technicznej nie jest to aż tak trudne, ponieważ działająca od kilku lat firma ma już odpowiednie zaplecze do realizacji projektu.

– Wyróżnia nas właśnie kompleksowe podejście do problemu. Nie tylko oferujemy gotowy system, lecz także opracowujemy strategię działania, badamy otoczenie, budujemy efektywną bazę elementów oraz prowadzimy szkolenia z obsługi systemu dla całej załogi. Szkolenia pozwalają przełamać barierę przed korzystaniem z nowych rozwiązań, bo taka zawsze na początku jest. Po kilku pierwszych próbach okazuje się jednak, że aplikacja jest na tyle przyjazna, że każdy da sobie z nią radę – podkreśla Mikołaj Ostrowski. 

Klienci, którzy są zainteresowani skorzystaniem z aplikacji, mogą ją otrzymać na bezpłatny okres testowy, w trakcie którego budowana jest także baza informacyjna i prowadzone są szkolenia. Jeśli system się sprawdza, to wtedy można z niego korzystać po wykupieniu miesięcznego abonamentu. Wysokość opłat jest zależna od wielkości danego obiektu i dostępnych funkcjonalności.

Uniwersalna aplikacja

„Usterka” jest obecnie wykorzystywana do technicznego utrzymania placów zabaw czy hoteli, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zaadaptować system na potrzeby firm realizujących przedsięwzięcia serwisowe, wynajmujących przestrzenie biurowe czy zarządców nieruchomości mieszkalnych.

Firma prowadzi już rozmowy na temat wdrożenia systemu w akademikach Politechniki Wrocławskiej. Pomysł zakłada, że z aplikacji korzystać będą studenci, którzy w ten sposób mogliby zgłaszać wszelkiego typu awarie administracji obiektu.

– Aplikacja jest na tyle uniwersalna, że można ją dostosować do indywidualnych wymagań. Przyjrzyjmy się np. sytuacji, w której klient chce zareklamować uszkodzone meble. Dotychczas musiał to zgłosić do salonu, który przekazywał sprawę dystrybutorowi lub producentowi i dopiero na końcu sprawa trafiała do serwisanta. Dzięki naszej aplikacji cały proces można ograniczyć do linii klient- serwisant, a producent powinien tylko nadzorować zgłoszenie – tłumaczy Mikołaj Ostrowski.

W planach kolejne wersje

Twórcy planują już dalszy rozwój swojego programu. W kolejnych wersjach mają się pojawić nowe funkcjonalności m.in. kalendarz, w którym będzie można zaplanować terminy przeglądów i kontroli, a gdy takie wydarzenie będzie się zbliżać, administrator otrzyma odpowiednie powiadomienie. 

– Pomysłów mamy bardzo dużo. Chcemy, żeby aplikacja obejmowała jak najwięcej procesów, bo jest na tyle łatwa w rozbudowie, że wszystkie najważniejsze funkcje możemy zebrać w jednym miejscu. Dzięki temu, korzystając z aplikacji, nie musimy się przekopywać przez stosy maili czy notatek, bo wszystko odbywa się automatycznie i wystarczy, że mamy przy sobie telefon – mówi Mikołaj Ostrowski.

Zespół pracujący nad programem liczy dziesięć osób, z których zdecydowana większość to absolwenci i studenci Wydziału Elektroniki i Wydziału Mechanicznego Politechniki Wrocławskiej. Swój startup rozwijają we współpracy z Akademickim Inkubatorem Przedsiębiorczości PWr.

Więcej informacji o aplikacji na stronie.

mic