W dniu dzisiejszym (27 września 2021 r.) zaczynają obowiązywać nowe decyzje Komisji Europejskiej:

• DECYZJA WYKONAWCZA KOMISJI (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r. w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich na podstawie RODO (rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679)

• DECYZJA WYKONAWCZA KOMISJI (UE) 2021/915 z dnia 4 czerwca 2021 r. w sprawie standardowych klauzul umownych między administratorami a podmiotami przetwarzającymi na podstawie art. 28 ust. 7 RODO oraz art. 29 ust. 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725

Także w Politechnice Wrocławskiej są to decyzja ważne z praktycznego powodu gdyż dotyczą bezpośrednio pracowników i studentów Uczelni i to w dwojaki sposób:

Decyzja 2021/914 wprowadza nowy zakres postanowień umownych odnoszących się do przetwarzania danych osobowych transferowanych poza UE – do tzw. „państw trzecich”. Ponieważ decyzja jest znana od czerwca br. podmioty w takich krajach jak USA, które świadczą usługi informatyczne dla klientów w UE miały czas aby wprowadzić zmiany w swoich zasadach przetwarzanie danych dla klientów europejskich. Jednym z takich podmiotów jest dostawca usługi Google Workspace for Education świadczonej dla Politechniki Wrocławskiej - dla pracowników i studentów.  

Na stronie https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html udostępniono już "Aneks" opisujący przetwarzanie danych w Google Workspace z dnia 24 września 2021 r.  Natomiast pod adresem https://cloud.google.com/terms/sccs/eu-c2p dowiemy sią tego jakim regułom podlega przetwarzanie konkretnie naszych danych osobowych. Politechnika Wrocławska udostępnia bowiem dane osobowe (swoich pracowników i studentów) w celu przetwarzania tych danych przez dostawcę usługi „Google Workspace for Education”. Dane te są przetwarzane w takim zakresie, jaki jest niezbędny do świadczenia nam usług zgodnie z regulaminem dostępnym np. na stronach dostawcy.

Natomiast Decyzja 2021/915 poddaje nam do użytku wzór umowy powierzenia przetwarzania danych przez administratora do podmiotu przetwarzającego wewnątrz Unii Europejskiej. W Politechnice Wrocławskiej jest dobrym punktem wyjścia do zrozumienia jakie dane i komu chcemy udostępniać gdy zaczynamy jakąś współpracę. Ten wzór umowy przyda się gdy Uczelnia będzie administratorem danych ale też gdy będziemy podmiotem przetwarzającym dane otrzymywane od jakiegoś innego administratora.

Dostajemy kolejny przykład umowy powierzenia, która najlepiej odpowiada wymaganiom RODO. Niezwykłe i przyjazne użytkownikom jest, że wzór zawiera gotowe zapisy i moduły, które po prostu można wybrać odpowiednio do potrzeb.

Nawet jednak i w tak przygotowanym wzorze umowy nie będzie można uniknąć uzupełnienia niektórych informacji – trzeba będzie nadal opisać:

• kategorie powierzanych danych osobowych i kategorie osób, których one dotyczą,
• charakter przetwarzania,
• cele przetwarzania
• czas trwania przetwarzania
• czy powierzamy dane szczególne (potocznie nazywane wrażliwymi) oraz jakie to dane oraz jakimi środkami należy te dane zabezpieczać.

Wydanie nowych decyzji zazwyczaj oznacza unieważnienie starych i tak jest też w tym przypadku. Jeśli do tej pory jakieś stare standardowe Klauzule Umowne były podstawą przekazywania danych osobowych to będzie je można stosować jeszcze do grudnia 2022 r. Prawdopodobnie wielu dostawców usług informatycznych działających na terenie USA, dostawcy usług chmurowych, narzędzi do wideokonferencji, komunikatorów i innego oprogramowania będzie teraz oczekiwało zawarcia nowych umów - już dostosowanych do decyzji Komisji Europejskiej.