Inspektor Ochrony Danych przypomina, że PWr dysponuje maszyną do niszczenia dokumentów papierowych - nośników danych osobowych. Jeśli pracownik Politechniki Wrocławskiej posiada wydruki, kartkówki czy notatki zawierające dane osobowe, które nie wymagają dalszego przetwarzania, przechowywania i podlegają wymogom archiwizacji (zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt i Instrukcją Kancelaryjną  - por. ZW 18/2001 w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt w jednostkach organizacyjnych PWr) to powinny one zostać zniszczone (brakowane).

Przypomina się pracownikom Uczelni, że danych osobowych nie należy przetwarzać w tym przechowywać dłużej niż to niezbędne dla realizacji celu przetwarzania.

• Materiały do zniszczenia powinny być przygotowane – kartki należy wyjąć z teczek, segregatorów, koszulek czy plastikowych okładek. Same kartki papieru - najlepiej popakowane w zamknięte kartony – należy dostarczyć do zniszczenia do kampusu na ul. Gdańską.
• Niszczenie papierowych nośników jest realizowane przez Uczelnię i bez dodatkowej odpłatności.
• Dokumenty pozostawia się do zniszczenia u upoważnionego do takich czynności z danymi pracownika Uczelni – w tej sprawie należy się wcześniej skontaktować z pracownikiem Sekcji Obsługi Uczelni (tel. 3001).
• Nie ma potrzeby nadzorowania niszczenia dokumentacji osobiście jeśli nie zachodzą szczególne, uzasadnione okoliczności. Po przesegregowaniu zostaną zniszczone w sposób uniemożliwiający odczytanie danych.
• W przypadku potrzeby pomocy w zorganizowaniu transportu można zwrócić się do pracowników Zespołu Zaplecza Gospodarczego (tel. 2821).

Jeżeli jednak dokumenty nie zawierają informacji poufnych, chronionych oraz danych osobowych wówczas nie powinny być niszczone w tym trybie a raczej należy je oddawać na makulaturę. Pracownicy dysponujący takimi nośnikami danych (w tym wydrukami) powinni mieć niezbędną wiedzę o ich zawartości więc co za tym idzie powinni dbać o prawidłową kwalifikację materiałów do niszczenia. Nie powinno się tego zostawiać osobom trzecim - zwłaszcza jeśli nie posiadają upoważnienia do przetwarzania danych osobowych - choćby tylko w celu ich usuwania.