Z dniem 1 kwietnia 2026 r. wchodzą w życie (i to nie jest prima aprilis) przepisy związane ze zgłaszaniem do ogólnodostępnego rejestru umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych.

ZMIANA PRZEPISÓW

Od 1 kwietnia zostaje nieodpłatnie udostępniony przez jednostki podległe Ministrowi Finansów i Gospodarki system CRU JSFP (Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych). Wprowadzanie informacji o umowach (a nie samych umów) do rejestru będzie obowiązkowe od 1 lipca 2026 r.

Budziło od dawna wiele kontrowersji to, jakie informacje znajdą się w rejestrze. Ustawodawca określa to opisowo - chodzi o „informacje o umowie zawartej przez jednostkę sektora finansów publicznych lub na jej rzecz”, jeżeli umowa ta spełnia łącznie 2 warunki – stanowi ona zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. PZP i jest zawierana w określonej formie.

W praktyce chodzi zatem o informacje o umowach:

• odpłatnych, zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług (tj. takich, które obciążą plan finansowy/budżet danej jednostki);
• które zostały zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej (w rozumieniu ustawy Kodeksu cywilnego); nie dotyczy to zatem umów ustnych, które w realiach PWr i tak mają charakter marginalny.

Co ważne — bo w projektowanych historycznie zapisach była wskazywana różna wartość takiej umowy — obecnie kwota nie ma znaczenia. Wśród szeregu wyłączeń przewidzianych w art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. O finansach publicznych jest też wyłączenie umów z zakresu prawa pracy (ust. 5 pkt 2).

ZNACZENIE ZMIANY PRZEPISÓW W SFERZE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Wśród danych wprowadzanych do systemu znajdzie się oznaczenie stron umowy. Będą tam zatem występować także dane osobowe, jeśli stroną umowy będzie osoba fizyczna, w tym osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Pojawia się nowy rodzaj przetwarzania danych osobowych, jakie podejmować będą jednostki sektora finansów publicznych (w tym Politechnika Wrocławska).

Trzeba mieć świadomość, że wprowadzanie do rejestru danych o kontrahencie nie oznacza wprowadzania tam całej umowy. Dla wielu kontrahentów będzie to jednak i tak nowością, a może też i kwestią z różnych powodów problematyczną, z którą będą się musieli jednak pogodzić, gdyż gospodarka środkami publicznymi jest jawna (art. 33 ust. 1 ustawy o finansach publicznych) a zawieranie umów z JSFP pozostaje dobrowolne. O kwestii tej kontrahenci powinni być informowani przy gromadzeniu ich danych osobowych – w momencie zawierania umowy, a nierzadko także jeszcze wcześniej – przy przygotowaniu umowy do zawarcia.

Dla pracowników Politechniki Wrocławskiej ważne jest, aby pamiętać, że w klauzulach informacyjnych, jakie powinni otrzymać tacy kontrahenci, nie powinno brakować informacji o obowiązku prawnym wynikającym z tych zmian przepisów. 

Te nowe obowiązki prawne są podstawą prawną przetwarzania danych osobowych (są niezbędne dla wykonania obowiązków prawnych administratora, o czym mówi art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Informacja o przetwarzaniu danych nie powinna przemilczać, że administratorem danych będzie nie tylko Politechnika Wrocławska (jako jednostka sektora finansów publicznych), ale też Minister Finansów (który otrzyma dane osobowe jako odbiorca).

• Minister Finansów jest administratorem w celu zapewnienia funkcjonowania systemu teleinformatycznego, jakim jest CRU JSFP, w zakresie, jaki jest niezbędny do funkcjonowania systemu.
• Politechnika Wrocławska będzie administratorem w celu wprowadzenia merytorycznie właściwych danych do systemu zgodnie z przepisami i ustalonymi w jednostce procedurami oraz z użyciem odpowiednich narzędzi (i w miarę możliwości zintegrowanych systemów) – w zakresie, jaki jest niezbędny do osiągnięcia efektów zamierzonych przez ustawodawcę.