Na Politechnice Wrocławskiej rozpoczął się proces wdrażania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Czym jest EZD? Kogo obejmą zmiany? Jakie będą korzyści z wprowadzenia nowych rozwiązań?

W związku z wdrożeniem EZD w uczelni został powołany Komitet Sterujący, którego przewodniczącym został prof. Tomasz Nowakowski, prorektor ds. organizacji i rozwoju uczelni. Za wdrożenie systemu będzie odpowiadać zespół pod kierownictwem dr hab. Agnieszki Tubis, prof. uczelni z Wydziału Mechanicznego. W jego skład wchodzi trzynaście osób z jednostek organizacyjnych PWr. W związku z wdrożeniem uczelnia podpisała umowę z Państwowym Instytutem Badawczym NASK, która ma zapewnić wsparcie merytoryczne i techniczne przy realizacji tego przedsięwzięcia.      

Czym jest EZD?

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) to kompleksowe rozwiązanie, które ma prowadzić do całkowitej zmiany w obszarze kancelaryjnym Politechniki Wrocławskiej. Warto podkreślić, że nie będzie to kolejny z systemów wdrażanych na naszej uczelni, ale rozwiązanie zmieniające sposób funkcjonowania PWr zarówno w obszarze wewnętrznym, jak i zewnętrznym. Dotyczy to przede wszystkim przepływu dokumentów w ramach spraw i zadań realizowanych przez poszczególne jednostki administracyjne.

– Naszym zadaniem jest wdrożenie EZD, a ponieważ swoimi działaniami obejmiemy całą uczelnię, to powołany do tego celu zespół jest międzywydziałowy i korzysta z dużego wsparcia ze strony jednostek administracji centralnej – mówi prof. Agnieszka Tubis, kierowniczka zespołu. – Musimy przygotować wszystko w taki sposób, by cały proces przebiegał płynnie w aspekcie organizacyjnym, prawnym, ale także emocjonalnym – dodaje.

Co ważne, samo wdrożenie nie oznacza uruchomienia nowego systemu informatycznego, lecz przede wszystkim zmianę organizacyjną – w 80 proc. będą to prace organizacyjno-merytoryczne, a w 20 proc. prace techniczne.

– Na początku chcemy określić, które procesy są najbardziej podatne na zmiany i gdzie wprowadzenie zasad EZD będzie najmniej problematyczne. Stopniowo będziemy dołączali kolejne, aż do momentu, kiedy wszystkie sprawy będą obsługiwane w wersji elektronicznej. Mimo, że wprowadzenie zmian będzie rozłożone w czasie, jej efekty odczujemy dość szybko. Pamiętajmy, że wdrożenie EZD to proces, który będzie kontynuowany i rozwijany także po uruchomieniu systemu – wyjaśnia prof. Agnieszka Tubis.

Cyfrowa integracja

Wprowadzenie EZD związane jest z ogólnokrajowym Programem Zintegrowanej Informatyzacji Państwa. Zakłada on systematyczną transformację tradycyjnego systemu kancelaryjnego na wersję elektroniczną.

– Nasza uczelnia jako jednostka sektora finansów publicznych wpisuje się w ten program, przez co musimy się liczyć z koniecznością wdrożenia systemu EZD wymuszoną przez rząd w najbliższej przyszłości. Nie chcemy jednak czekać do ostatniej chwili, dlatego rozpoczniemy wdrożenie możliwie jak najszybciej – tłumaczy dr inż. Krystian Wojtkiewicz z Wydziału Informatyki i Telekomunikacji.

Obecnie funkcjonuje już coraz więcej systemów cyfrowych np. ePUAP, eDoręczenia, czy systemy sądowe, z którymi jako uczelnia musimy współpracować. Trzeba również pamiętać, że zmiany w obszarze informatycznym znajdują także odzwierciedlenie w aktach prawnych, regulujących funkcjonowanie uczelni takich jak Kodeks Postępowania Administracyjnego czy Ustawa o Szkolnictwie Wyższym.

Politechnika Wrocławska zdecydowała się na wdrożenie systemu o nazwie EZD PUW, który powstał na zlecenie Skarbu Państwa dla administracji rządowej jako jednolity system, rozwijany na zasadach niekomercyjnych. Na podstawie ustawy o cyfryzacji możliwość wykorzystania tego systemu otrzymały również uczelnie.

– System EZD PUW jest obecnie wykorzystywany przez kilkaset instytucji sektora finansów publicznych w tym także przez uczelnie. Mamy więc pewność, że będzie on aktualizowany i dostosowywany do regulacji prawnych, co ułatwi nam integrację z innymi użytkownikami – podkreśla Artur Żałobka z Działu Zarządzania Procesowego i Oceny Ryzyka.

Zmiana dla wszystkich

Docelowo zmiany dotkną wszystkie jednostki i komórki organizacyjne na uczelni. W pierwszej kolejności dotyczyć to będzie pracowników administracyjnych, a następnie wszystkich pracowników uczestniczących w procesach objętych systemem EZD (w tym pracowników badawczo-dydaktycznych).

– Na uczelni funkcjonuje obecnie tzw. tradycyjny system kancelaryjny, w którym czynności kancelaryjne i dokumentowanie spraw wymaga zachowania formy papierowej, a jeżeli inne przepisy dopuszczają formę elektroniczną, to i tak dokumenty powinny być odwzorowane i przechowywane w formie papierowej. EZD wprowadza natomiast pojęcie tzw. dokumentu elektronicznego, który w momencie zatwierdzenia może być dołączany do danej sprawy – wyjaśnia dr inż. Krystian Wojtkiewicz.

Wiadomo już więc, że jednym z pierwszych obszarów, który obejmie nowy system, jest przyjmowanie dokumentów wpływających na uczelnię tak, aby były one prawidłowo rejestrowane i udostępniane w formie elektronicznej. Kluczowym etapem zmian będzie utworzenie Kancelarii Ogólnej, która będzie stanowić centralny punkt kancelaryjny uczelni.

Oprócz niej zostaną utworzone punkty kancelaryjne (przede wszystkim na wydziałach oraz w filiach), które będą stanowić „punkty styku” uczelni z otoczeniem. Kancelaria Ogólna odpowiadać będzie również za opracowanie standardów funkcjonowania pozostałych punktów kancelaryjnych oraz za monitorowanie ich funkcjonowania.

Jakie korzyści płyną z EZD?

Przedstawiciele zespołu wdrożeniowego zapewniają, że wprowadzenie systemu EZD wpłynie przede wszystkim na usprawnienie funkcjonowania systemu kancelaryjnego określającego m.in. wewnętrzny obieg dokumentów, ale też na sposoby interakcji PWr z otoczeniem.

Wśród korzyści zauważalne będzie także obniżenie kosztów materiałów biurowych oraz obsługi urządzeń biurowych – drukarek, ksero itp. W połączeniu z eDoręczeniami, ePUAP oraz USOSem obniżeniu ulegnie również koszt obsługi korespondencji.

– Poza oczywistymi korzyściami, wynikającymi z wyeliminowania dokumentacji papierowej z obiegu, inne zalety wiążą się choćby z uproszczeniem procedur administracyjnych i ich standaryzacją, zwiększoną transparentnością realizacji obsługiwanych spraw czy przyspieszeniem obiegu dokumentacji – podkreśla Agnieszka Czerpak, kierowniczka Działu Wsparcia Procesowego i Oceny Ryzyka.

Wiele wyzwań

Wprowadzenie EZD niesie ze sobą wiele wyzwań technicznych, ale też organizacyjnych. Kwestie techniczne związane są z uruchomieniem środowiska EZD PUW, integracją systemu z infrastrukturą Politechniki oraz opracowaniem zasad jego użytkowania.

– Równolegle będziemy się skupiać na wdrożeniu fundamentalnych zmian w wewnętrznych aktach prawnych, regulujących funkcjonowanie systemu kancelaryjnego, tj. Instrukcji Kancelaryjnej, JRWA, Regulaminu studiów i szeregu innych, równie istotnych zarządzeń wewnętrznych – mówi dr inż. Krystian Wojtkiewicz. – Dużym wyzwaniem będzie optymalizacja i standaryzacja obiegów dokumentów oraz sposobów załatwiania spraw. Będzie to wymagało dokonania przeglądu i zmian w obecnych przepływach, w celu wdrożenia elektronicznego dokumentowania przebiegu załatwiania spraw – dodaje.

Prof. Agnieszka Tubis podkreśla, że największym wyzwaniem będzie jednak zmiana mentalna w organizacji pracy i przestawienie myślenia o papierowych dokumentach, na myślenie o danych w systemie informatycznym.

– Jesteśmy bardzo przyzwyczajeni do papieru, pieczątek, podpisów. Zrozumienie, że dokument elektroniczny, który nie posiada tych rzeczy, ma podobną moc sprawczą, jest kluczowe. W zależności od sprawy wymagane są jednak różne poziomy poświadczeń. Wyjaśnienie tych i wielu innych zagadnień jest właśnie naszym zadaniem – dodaje.

Kampania informacyjna i szkoleniowa

Przygotowywane są szkolenia, instrukcje, procedury oraz kampania informacyjna na temat systemu EZD. Wkrótce pojawi się także nowa strona internetowa, na której znajdą się wszystkie niezbędne informacje oraz instrukcje. Członkowie zespołu mają nadzieję, że dzięki tym działaniom wdrożenie będzie postrzegane pozytywnie lub przynajmniej zmniejszy lęk przed zmianami.

– W jednostkach organizacyjnych wyznaczeni zostali koordynatorzy, którzy będą z nami współpracowali i informowali o naszych działaniach. Z drugiej strony liczymy też na informację zwrotną np. o pojawiających się problemach, które pozwolą zespołowi na bieżąco je rozwiązywać. Przygotowujemy również materiały do szkoleń, które w pierwszej kolejności trafią do pracowników administracyjnych, a później również do wybranych pracowników badawczo-dydaktycznych – mówi prof. Agnieszka Tubis. – Jednym z elementów wprowadzenia systemu będzie uruchomienie jego wersji testowej, dzięki której będzie się można zapoznać z jego funkcjonalnościami – dodaje.

Wersja testowa ma się pojawić w pierwszym kwartale 2024 r., natomiast do końca przyszłego roku mają zostać wprowadzone podstawowe zmiany w systemie prawnym. Wymagają one jednak nie tylko konsultacji wewnętrznych, ale również uzyskania opinii od m.in. Archiwum Państwowego.

Zespół wdrożeniowy zakłada, że system EZD powinien być uruchomiony produkcyjnie od 1 stycznia 2026 r., ale wcześniej czeka nas tzw. hybryda, czyli równoległe uruchomienie systemu w trakcie użytkowania systemu tradycyjnego. W tym czasie użytkowanie systemu będzie dobrowolne i ukierunkowanie na testowanie jego obsługi. W zależności od gotowości naszej uczelni hybryda będzie uruchomiona na okres od 3 do 12 miesięcy przed startem wersji produkcyjnej.

mic