„Kwadrans kancelaryjny” to tytuł nowego cyklu filmów instruktażowych, które mają przypomnieć pracownikom Politechniki Wrocławskiej m.in. o obowiązujących procedurach dotyczących zarządzania dokumentacją, znakowania dokumentów i obiegu pism. Pierwszy odcinek cyklu będzie dostępny już 13 maja o godzinie 9.

1 stycznia 2026 r. na Politechnice Wrocławskiej zostanie uruchomiony system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), który wprowadzi całkowitą przejrzystość w obszarze kancelaryjnym uczelni. Początkowo  czeka nas tzw. hybryda, czyli równoległe uruchomienie systemu w trakcie użytkowania tradycyjnych rozwiązań.

– Aby system EZD działał sprawnie i efektywnie musi być użytkowany we właściwie funkcjonującej organizacji, w której przestrzegane są zasady dotyczące tworzenia i przepływu dokumentacji. Dlatego właśnie chcielibyśmy wszystkim przypomnieć, jakie reguły z tym związane obowiązują na Politechnice Wrocławskiej – mówi dr hab. Agnieszka Tubis, prof. uczelni z Wydziału Mechanicznego, kierująca zespołem odpowiedzialnym za wdrożenie EZD.

Docelowo planowane zmiany dotkną wszystkie jednostki i komórki organizacyjne na naszej uczelni.     

Łukasz Bujonek z Archiwum Politechniki Wrocławskiej podkreśla, że często zapominamy, że na uczelni funkcjonuje system kancelaryjny, zdefiniowany głównie w trzech dokumentach: instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt (JRWA) i instrukcji archiwalnej.          

– Zawarte są w nich  informacje dotyczące tworzenia, ewidencjonowania, przechowywania oraz ochrony dokumentów. Wiedzę na ten temat trzeba co jakiś czas systematyzować. Jest to jeszcze ważniejsze w kontekście wprowadzenia w niedalekiej przyszłości systemu EZD, w którym każde działanie będzie dokładnie zarejestrowane – podkreśla Łukasz Bujonek.

Dlatego do nadchodzących zmian warto się dobrze przygotować i odświeżyć swoje umiejętności. Pomóc ma w tym cykl ośmiu filmów, które w przyjazny i prosty sposób przedstawią m.in. ogólne informacje na temat systemu kancelaryjnego, przypomną o zasadach dokumentowania spraw i zasadach systemu bezdziennikowego, przyjmowaniu oraz wysyłaniu korespondencji, aż do porządkowania, przechowywania i archiwizacji dokumentów.

– Pomysł na przygotowanie nagrań to efekt naszych rozmów z przedstawicielami wielu działów uczelni. Wielokrotnie dostawaliśmy sygnały, że nie wszystkie kwestie dotyczące instrukcji kancelaryjnej i obowiązujących w niej procedur są łatwe do zrozumienia i stosowania. Okazuje się, że często nie mamy po prostu świadomości, że pewne pisma, aby mieć moc sprawczą, muszą być odpowiednio przygotowane. Liczymy, że taka filmowa forma okaże się nie tylko pomocna, ale też rozbudzi ciekawość wśród naszych pracowników – wyjaśnia prof. Agnieszka Tubis.

Każdy odcinek „Kwadransu kancelaryjnego” to film i zadanie sprawdzające pozyskaną wiedzę. Publikowane nagrania będą krótkie, ale znajdą się w nich wszystkie kluczowe informacje. Wyzwania z kolei będą miały przyjazną formę np. krzyżówki czy prostego przesuwania elementów.

Kurs daje także możliwość zadania pytań, zarówno dotyczących „Kwadransu kancelaryjnego”, jak i tych pogłębiających wiedzę z zakresu obowiązującego w uczelni systemu kancelaryjnego. Pierwszy z nich pojawi się już we wtorek, 13 maja, o godz. 9, a kolejne będą publikowane co dwa tygodnie. Ogromny wkład w ich przygotowaniu, oprócz członków zespołu ds. wdrożenia EZD, mają  pracownicy Sekcji ds. E-learningu.

– Filmy są skierowane do wszystkich pracowników, którzy w większym lub mniejszym stopniu muszą dokumentować swoje działania, zwłaszcza, gdy zdarza im się podpisywać jakiekolwiek dokumenty. Dotyczy to zarówno osób, które gromadzą zwykłe listy obecności, ale też odpowiadających za wielkie inwestycje. Mowa tu także o pracownikach, prowadzących na przykład projekty finansowane ze źródeł zewnętrznych – tłumaczy Elżbieta Kruchlik z Działu Spraw Osobowych.

Wszystkie odcinki będą publikowane na platformie szkoleniowej szkolenia.pwr.edu.pl. Aby uzyskać do nich dostęp, należy zalogować się przy użyciu posiadanego konta domenowego (Active Directory) w formacie xxxxxxNNNN, gdzie: xxxxxx – sześć liter (trzy pierwsze imienia, trzy pierwsze nazwiska, bez polskich znaków), NNNN – cztery cyfry. W przypadku problemów z logowaniem należy napisać na adres eportal@pwr.edu.pl.                        

Właściwe procedowanie dokumentów jest również kluczowe w kontekście ich późniejszej archiwizacji. Warto bowiem pamiętać, że jako uczelnia niektóre akta jesteśmy zobowiązani składować w uczelnianym archiwum przez kilkadziesiąt lat, a część będzie przechowywana już na zawsze.

– Warto wspomnieć o szerszym kontekście naszej codziennej pracy. Dobrze prowadzona dokumentacja dziś, to skuteczne zabezpieczenie interesów uczelni, jej pracowników i absolwentów na kolejne dziesięciolecia, aż wreszcie stanie się przedmiotem badań historyków – zwraca uwagę Łukasz Bujonek.

Informacje o projekcie i materiały z nim związane będzie można także znaleźć na stronie dedykowanej wdrożeniu EZD.

mic