Realizacja działalności dydaktycznej i naukowej w obecnych warunkach wymaga niejednokrotnie używania komunikatorów czy narzędzi do prowadzenia wideokonferencji gdzie łączność jest realizowana "na żywo", symetrycznie, w sposób zapewniający jednoczesny udział prelegenta/wykładowcy i słuchaczy/studentów. 

Doświadczenia minionych miesięcy wpływają na dobór środków i narzędzi do takiej komunikacji. Jedne z platform są polecane bardziej niż inne, niektóre uznaje się za bezpieczniejsze, inne za ryzykowne. Także Politechnika Wrocławska dokonuje własnych analiz i ocen posiadanych systemów informatycznych i dostępnych w Uczelni rozwiązań technicznych i organizacyjnych. Na ich podstawie udostępnia swoim pracownikom określone narzędzia i zaleca wykorzystanie właśnie takich programów a nie innych. Uczelnia stwarza tym samym możliwie optymalne warunki bezpiecznego przetwarzania danych osobowych. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi przez pracowników nie powoduje dodatkowych zagrożeń dla uczestników spotkań - a przynajmniej takich zagrożeń, których Uczelnia nie miała możliwości uwzględnić.

Niezależnie od zaleceń Uczelni także Urząd Ochrony Danych Osobowych przygotował wytyczne mające zastosowanie przy realizacji spotkań w trybie wideokonferencji. Charakter tych wskazówek jest uniwersalny na tyle, że zalecić można stosowanie się do nich przy przygotowaniach np. do zajęć zdalnych ze studentami. Są to podpowiedzi pomocne także przy używaniu sprzętu prywatnego  pod warunkiem, że pracodawca dopuszcza wykorzystanie takiego sprzętu przez pracowników w celach służbowych. Warto tu nadmienić, że w intranecie Uczelni udostępniane jest pracownikom oprogramowanie - także podnoszące bezpieczeństwo, programy antywirusowe, licencje oprogramowania biurowego i programy do realizacji połączeń VPN. Zgodnie z odpowiednimi postanowieniami licencji akademickiej dopuszcza się niejednokrotnie także ich instalowanie na komputerach prywatnych pracownika Uczelni. Szczegółowe warunki takiego korzystania z oprogramowania dostępne są w uczelnianym intranecie. 

Poza lekturą wytycznych UODO należy też pamiętać, że na komfort pracy i na bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych bardzo duży wpływ ma zaznajomienie się z wyprzedzeniem z funkcjonalnościami narzędzi, których zamierzamy użyć np. przy prowadzeniu zajęć zdalnych dla studentów.